初期台帳のExcel準備・登録

手元の名簿や緊急連絡表を、オープン保育ICTの初期台帳へ移す手順です。園児台帳の管理権限が必要です。利用開始マニュアルの手順3・4を詳しく説明します。

1. 元表と入力用Excelを分けて用意する

元の名簿・緊急連絡表を保管し、作業用コピーを作ります。
アプリの「インポート・エクスポート」→「初期台帳をExcelから登録」を開きます。
「入力用Excelをダウンロード」を押します。
テンプレートの「記入例」「項目の説明」を確認します。
「入力用」の5行目から、値のみを貼り付けます。4行目の見出しや列の順番は変えません。

取り込み用Excelは38列、入力欄は200人分です。必要な場合は入力行を追加でき、1回の上限は1000人・20MBです。読み込むのは「入力用」だけです。「記入例」や別シートに残した原本は取り込みません。

2. 園児1人につき1行へ整理する

元表で1行に複数のきょうだいが載っている場合は、園児ごとに行を分けます。その子が別の行にも載っている場合は、氏名・氏名カナ・生年月日と原本を照合し、同じ子を二重に登録しないよう整理します。

同じ氏名だけで同一人物と決めたり、同じ姓だけで同じ家庭にまとめたりしないでください。氏名の表記や生年月日が食い違う場合は、原本で確認する箇所として残します。

以下はすべて架空の例です。

きょうだいグループ	姓	名	姓カナ	名カナ	生年月日	入園日
A	見本	花	ミホン	ハナ	2022/04/10	2026/04/01
A	見本	空	ミホン	ソラ	2024/05/20	2026/04/01
空欄	見本	光	ミホン	ヒカリ	2021/07/01	2026/04/01

上の2人は同じ家庭、3人目は同姓の別家庭です。グループ欄は任意の文字でよく、空欄は園児ごとに別家庭として扱います。園児整理番号・家庭整理番号・家庭名は読み込み後に自動設定されます。

3. 元表の項目を合わせる

元表の項目	初期台帳への入力
園児の氏名	「姓」「名」に分けます。複数語や区切りが曖昧な氏名は本人情報で確認します。
園児のふりがな	カタカナにそろえ、「姓カナ」「名カナ」に分けます。読みは推測で変更しません。
生年月日	西暦の日付として入力します。数字の連続や文字列が正しい日付になっているか確認します。
入園日	原本で確認して個別に入力します。元表にない場合は準備中は空欄にし、登録前に補います。
クラス	「クラス名」へ入力します。同じクラスは同じ表記にそろえます。
家庭の住所・電話	「家庭住所」「家庭電話番号」へ入力します。園児固有の住所・電話がある場合は園児の欄に入力します。
保護者の氏名・ふりがな	保護者①②それぞれの姓・名・姓カナ・名カナへ分けます。
保護者の携帯・メール	対応する保護者①②の電話番号・メールアドレスへ入力します。
勤務先・部署	部署専用の列はないため、必要に応じ「勤務先」に `勤務先名／部署名` の形でまとめます。
勤務先住所・電話	対応する保護者の勤務先住所・勤務先電話番号へ入力します。

必須項目は姓・名・姓カナ・名カナ・生年月日・入園日・在園状態です。在園状態は「在園」「卒園」「退園」から選びます。卒園・退園の場合は退園日も確認してください。

保護者の連絡先だけがあり氏名がない場合は、姓・名の入力が必要です。存在しない保護者の欄は空欄にします。

4. 電話番号と家庭内の不一致を確認する

電話番号の列は、貼り付ける前にExcelの表示形式を文字列にします。先頭の0がすでに失われていたら、表示形式を変えるだけでは戻りません。原本で正しい番号を確認してください。

同じきょうだいグループでは、家庭住所・家庭電話番号・保護者①②の情報を同じ内容にそろえます。番地が 1-2-3 と 1-2-13 のように異なる場合は、どちらかを推測で採用せず、正しい住所を確認して全員分を修正します。

確認が必要な箇所は、取り込み用の行番号、項目名、原本の値、確認する内容を別シートや作業メモに残すと修正しやすくなります。確認メモはアプリが自動作成するものではありません。

5. 取り込み対象外の情報を保管する

初期台帳に専用欄がない項目は、列を追加して入力用へ混ぜず、元表や別シートに残します。追加の緊急連絡先、勤務日・勤務時間・通勤時間、血液型・平熱、同意欄、自由記入の備考などが該当します。

初期台帳の読み込みだけでこれらの情報は登録されません。登録後に対応する台帳画面やCSVの取り込み手順で扱う項目を確認します。

6. 読み込んで、エラーと家庭を確認する

「読み込んで確認する」を押し、園児・家庭・クラスの件数を元表と照合します。「修正が必要です」の行番号・項目を確認し、画面で修正したら「編集内容を再確認する」を押します。

表示・状況	確認すること
必須項目が空欄	入園日や氏名など、指摘された項目を確認して入力します。
保護者の姓・名が必要	電話・メール等だけが残っていないか確認し、正しい保護者名を入力します。
同じきょうだいグループで内容が異なる	家庭と保護者の住所・電話・メール等を原本で確認し、そろえます。
数値の電話番号	原本で先頭の0を確認し、文字列として入力し直します。
同じ氏名カナ・生年月日がある	重複なのか別園児なのかを確認します。既存台帳がある場合はそちらを確認します。
数式・見出しのエラー	正しいテンプレートの「入力用」へ、値のみ貼り付け直します。

「家庭のまとめ方」では、同姓の別家庭が混ざっていないか、きょうだいが別家庭になっていないか、保護者①②が正しいかを確認します。クラス名が既存と一致すれば登録済みクラスを使用し、新しいクラスだけ作成します。

画面から行を追加したり、今回の取り込みから除外したりできます。これらの操作は確定前の取り込み内容に対して行うもので、登録済み園児を削除する操作ではありません。

7. 最終確認して登録する

エラーを解消し、「登録内容の最終確認へ」を押します。
人数・家庭のまとまり・確認事項のチェックを入れます。
「台帳に登録する」を押します。
完了画面から園児台帳・家庭台帳を開きます。

「台帳に登録する」を押した時点で保存します。それまでは「修正に戻る」「今回の読み込みを取り消す」でやり直せます。途中で登録に失敗した場合は、今回の登録全体が取り消されます。

画面での修正は元のExcelに書き戻されません。必要に応じて、確定した内容を園の保管用ファイルにも反映してください。

同じ内容を再取り込みしても重複登録はしません。登録済み園児の更新用には使えないため、登録後の修正や既存家庭への弟妹の追加は台帳画面から行います。

8. 保護者の利用開始へ進む

初期台帳の登録ではログイン用アカウント、閲覧権限、招待メールは作成しません。台帳を確認した後、アカウントと利用開始へ進んでください。